Exemple de dossier Qualiopi complet, indicateur par indicateur

Page 1 du dossier : la fiche organisme et le périmètre

C’est la page qui fait gagner le plus de temps en audit, et celle qui manque le plus souvent. Sans elle, l’auditeur reconstruit votre périmètre lui-même, et il le reconstruit large.

Organisme

Centre de Formation Atlas

Statut

SARL, déclaration d’activité n° 84XX1234567 (numéro fictif)

Effectif

3 salariés (une dirigeante référente qualité, une coordinatrice pédagogique, un formateur) et 2 formateurs indépendants sous contrat de prestation

Activité

Actions de formation en inter et en intra, bureautique et management de proximité, présentiel et distanciel

Volume

38 sessions et 214 stagiaires sur les 12 derniers mois

Audit

Audit de surveillance planifié avec le certificateur au 16e mois du cycle

Périmètre déclaré

Actions de formation uniquement. Pas de formation par apprentissage, pas de CFA, pas de bilan de compétences, pas de VAE, pas de formation en situation de travail (AFEST), pas de prestation conduisant à une certification professionnelle enregistrée au RNCP ou au RS.

Les 9 indicateurs hors périmètre, motivés

22 indicateurs du Référentiel National Qualité sont communs, donc toujours audités. Les 10 autres sont spécifiques et ne s’activent que sous condition. Ici, seul l’indicateur 8 s’active (actions de formation), les 9 autres sortent du périmètre et le dossier le dit en page 1 plutôt que de laisser l’auditeur poser la question.

• Indicateur 3Information sur les certifications préparéesAucune prestation ne conduit à une certification professionnelle enregistrée
• Indicateur 7Adéquation au référentiel de certificationPas de référentiel de certification à respecter, aucune prestation certifiante
• Indicateur 13Coordination centre de formation / entrepriseAucune formation en alternance
• Indicateur 14Accompagnement socio-professionnel et citoyennetéAtlas n’est pas un CFA et ne délivre pas de formation par apprentissage
• Indicateur 15Droits et devoirs des apprentisPas d’apprentis, donc pas de droits et devoirs d’apprentis à formaliser
• Indicateur 16Conditions de présentation à la certificationAucune présentation de candidats à une certification professionnelle
• Indicateur 20Personnels dédiés, référent handicap, conseil de perfectionnementIndicateur réservé aux CFA
• Indicateur 28Réseau de partenaires et formation en situation de travailAucune période de formation en situation de travail (AFEST) au catalogue
• Indicateur 29Insertion professionnelle et poursuite d'étudesIndicateur réservé aux CFA et à l’apprentissage

Critère 1 : Les conditions d'information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus

Critère 2 : L'identification précise des objectifs des prestations proposées et l'adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations

Critère 3 : L'adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d'accueil, d'accompagnement, de suivi et d'évaluation mises en œuvre

Critère 4 : L'adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement aux prestations mises en œuvre

Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations

Critère 6 : L'inscription et l'investissement du prestataire dans son environnement professionnel

Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées

Extrait du registre de veille légale et réglementaire (indicateur 23)

Ce qui fait la preuve ici n’est pas la richesse des entrées, c’est la colonne « impact » remplie et la régularité des dates. Une veille de 16 entrées mensuelles consécutives vaut mieux que 40 entrées concentrées sur les 3 semaines qui précèdent l’audit.

Extrait du registre des réclamations et des aléas (indicateur 31)

Les aléas figurent au même registre que les réclamations. Un registre qui ne contient que des plaintes de stagiaires laisse penser que les incidents d’organisation ne sont pas suivis, alors que l’indicateur 31 couvre bien les difficultés rencontrées, pas seulement les plaintes reçues.

Dans quel ordre l’auditeur ouvre ce dossier

1. La page 1 : périmètre, indicateurs applicables et indicateurs hors périmètre motivés. Un dossier qui ne dit pas son périmètre oblige l’auditeur à le reconstruire, et il le reconstruit à votre place.
2. Les 3 indicateurs les plus sanctionnés en audit : le recueil des appréciations (30), l’information du public (1), le positionnement à l’entrée (8). Selon les chiffres publiés par ICPF sur ses propres audits 2024, le recueil des appréciations est la non-conformité la plus fréquente.
3. Les dates de dernière application, pas les dates de création. Une procédure créée en 2024 et jamais appliquée depuis ne prouve rien.
4. Les registres vivants (veille, réclamations, satisfaction, amélioration) : c’est là que se voit la continuité, et c’est la partie qui ne se reconstitue pas.
5. La cohérence entre deux pièces qui parlent du même fait : si le plan d’amélioration cite une réclamation, la réclamation doit exister au registre avec la même date.

Pour le déroulé complet du jour J (durée, séquencement, suites possibles), voyez le guide de l’audit Qualiopi. Pour la méthode de constitution étape par étape, le guide du dossier de preuves détaille l’enchaînement.

Comment réutiliser cet exemple sans se faire épingler

1. Reprenez l’arborescence, pas les phrases. La structure par critère et par indicateur est neutre et réutilisable. Les extraits de procédure ci-dessus décrivent le fonctionnement d’Atlas, pas le vôtre.
2. Délimitez votre périmètre avant d’écrire. Documenter des indicateurs hors périmètre coûte du temps et brouille le dossier. Le diagnostic gratuit liste vos indicateurs applicables en 2 minutes.
3. Partez d’une trame par indicateur. Les 32 templates donnent la structure attendue document par document, à remplir avec votre activité réelle.
4. Datez et versionnez dès la première ligne. Un document sans date, sans version et sans trace d’application n’est pas une preuve, quelle que soit sa qualité rédactionnelle.
5. Alimentez les registres au fil de l’eau. C’est la seule partie du dossier qui ne se rattrape pas. Un registre de veille à 16 entrées mensuelles se constitue en 10 minutes par mois et ne se fabrique pas en une soirée.

Questions fréquentes sur l’exemple de dossier Qualiopi